Procesbeschrijving BAG
De BAG en het beschrijven van werkprocessen
De Wet BAG stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de gegevens die u uitlevert aan de BAG Landelijke Voorziening. U bent op dit moment bezig met het opbouwen van een kwalitatief hoogwaardige administratie, maar hoe zorgt u ervoor dat de kwaliteit van de gegevens ook hoog blijft?
Dat kan als u de werkprocessen waarbij BAG-gegevens worden gebruikt, aangemaakt, of gemuteerd goed in beeld heeft. Dan kunt u ervoor zorgen dat de informatie die voor de BAG nodig is, meldingen van bouw, sloop of terugmeldingen, op de juiste manier bij uw BAG-beheerder komt. Het ministerie van VROM heeft in het handboek “Kwaliteit van de BAG” de kwaliteitseisen opgenomen voor het in stand houden van een correcte administratie zijn:
- De processen zoals beschreven in het processenhandboek BAG dienen binnen de gemeente dusdanig te zijn vormgegeven en beschreven, dat bij het plaatsvinden van in het processenhandboek BAG beschreven gebeurtenissen de daar beschreven processen ook daadwerkelijk worden opgestart.
- De verantwoordelijkheid voor en de uitvoering van de bijhoudingsprocessen rondom de BAG binnen de gemeente, dienen aantoonbaar te zijn vastgelegd.
Uw gemeente moet dus de werkprocessen beschrijven. Aan de vorm van deze beschrijvingen zijn verder geen eisen gesteld: U kunt werken in een Excel- of Wordformaat maar het is uiteraard beter, makkelijker en efficiënter om de werkprocessen te beschrijven met een daarvoor bedoelde applicatie zoals bijvoorbeeld Protos.
Een arbeidsintensief proces
Het beschrijven van werkprocessen is een arbeidsintensieve klus, waarvoor niet alleen kennis van de werkprocessen maar ook kennis van het modelleren van processen noodzakelijk is. Het proces is arbeidsintensief omdat niet alleen het aantal processen dat u moet beschrijven groot is, maar ook het inventariseren en doorgronden van de huidige werkprocessen kost veel tijd. Dit wordt mede veroorzaakt doordat bij veel afdelingen die BAG-informatie aanleveren nog niet BAG-conform gedacht wordt. Zelfs als uw gemeente al beschikt over beschreven werkprocessen, moet u toch moeite en tijd steken in het updaten en het BAG-conform maken van de werkprocessen.
De adviseurs van Tog Nederland hebben brede ervaring met het beschrijven van werkprocessen. Niet alleen met het beschrijven van de reguliere werkzaamheden, maar ook met het beschrijven van de BAG-processen en het BAG-conform maken van de huidige werkprocessen.